Выбор в пользу КАМИС 2000 в ЦМЖТ - вопрос об использовании компьютерных средств для каталогизации фондов ЦМЖТ, а также для упорядочивания и автоматизации работы сектора учета был поставлен в музее еще в начале 90-х гг. Первый шаг был сделан в 1992 году, когда появилась первая программа, позволяющая вести базу данных предметов музея. Она представляла собой не более чем каталог предметов, имеющий тематический и топографический 3-уровневые рубрикаторы. Надо сказать, что составление, разработка даже этих, на теперешний взгляд, довольно простых рубрикаторов, оказалась задачей весьма сложной, т.к. ничего подобного никем до тех пор никогда не создавалось применительно к железнодорожной тематике.

Кто-то из вас, наверное, помнит этот программный продукт, реализованный на СУБД Clarion, которым ЦМЖТ пользовался вплоть до 2003-2004 гг. Довольно быстро в процессе его использования стало понятно, что развитие его дальнейшее затруднительно. Причин было несколько: его уникальность («немассовость»), изначально принципиально неверно составленные поля описания предметов, отсутствие системы справочников, недостаточное количество уровней рубрикаторов.

Заменой этой программе и одновременно серьезным шагом вперед стала информационная система КАМИС 2000. Выбор в пользу нее был сделан не случайно. Альтернативой в конце 90-х гг. была по сути одна система – АС-Музей, разработанная ГИВЦ (информационным центром Минкульта). Сама по себе она была неплоха, однако разработчики и основные пользователи находились в Москве, что само по себе в то время было неудобно. Кроме этого, специалисты ГИВЦа не осуществляли конвертации существующей базы в новую, не обеспечивали обучения, внедрения и постоянной поддержки своего продукта. Фирма же «Альт-Софт» все эти услуги предоставляла и предоставляет.

Процесс перехода на новую систему был долгим и довольно болезненным. Во-первых, очень тяжело давалась конвертация, с ней программисты «Альт-Софта» намучались изрядно: поля описания предметов в двух разных базах очень существенно отличались количеством и типом описаний. Последствия ошибок конвертации наши фонды мужественно преодолевают по сей день. Во-вторых, потребовалась существенная переработка тематических рубрикаторов и создание системы справочников, а также выработка новых стандартов описания предмета. Кроме этого, обучение новым принципам работы, освоение новой системы сильно затормозили темпы ввода предметов в базу. Мне кажется, в музеях, в которых системы, подобные КАМИС, вводятся «с нуля», этот процесс будет даже менее проблематичным.

И, несмотря на все эти трудности, сейчас, когда прошло уже 2,5 года с момента внедрения системы, можно утверждать, что мы пошли по верному пути. Преимущества системы компенсируют все испытанные нами трудности. Сотрудники, занимающиеся фондовой и учетной работой, уже теперь оценивают информационную систему КАМИС по достоинству, хотя пока еще введено в базу данных чуть больше трети от всех фондов музея. Многие из вас уже видели КАМИС 2000, но мне хотелось бы продемонстрировать еще раз вкратце ее структуру и возможности. После регистрации пользователя в системе, КАМИС предлагает главное меню задачи:

Научно-фондовая работа - КАМИС 2000 включает в себя 2 основные подсистемы: «Научно-фондовая работа» и «Учетные операции».

Комплекс программ для задачи «Научно-фондовая работа» обеспечивает:

• ведение на компьютере картотеки фондов музея в удобном для пользователя виде;
• выдачу по запросу списков: в виде каталогов, приложений к документам учета и иных выходных форм с возможностью их редактирования в текстовом редакторе «Word»;
• печать инвентарной и научной карточки на предмет;
• подготовку топографических списков предметов;
• формирование документов временной выдачи предметов со списками к ним;
• подготовку актов сверки предметов при проведении инвентаризации фондов.

Главное место в этом блоке занимает картотека (каталог) предметов всех фондов с различным статусом хранения. Она представляет собой собрание карточек (записей) предметов. На экране она представлена в виде списка карточек, который может быть упорядочен в алфавитном порядке (автор, название), по возрастанию инвентарных номеров, номеров по КП, в порядке ввода или в обратном им порядке (см. блок «Порядок»). После вызова определенного фонда система предлагает меню работы с картотекой фонда.

Для каждого фонда сформирован свой состав справочников, а каждый справочник (материалов, техники, хранителей и.т.д.) высвечивает список атрибутов, связанный с данным фондом. Ряд справочников («Страны», «Хранители», «Реставраторы» и т.п.) является общим для всех фондов и список этих справочников высвечивается при обращении ко всему списку предметов (в условном фонде «Все фонды»).

Установленная на Вашем компьютере система настроена на все основные фонды музея (эта настройка выполняется разработчиками совместно со специалистами музея в процессе подготовки программы к внедрению) и содержит пустые файлы таблиц и частично заполненные справочники. В процессе эксплуатации в систему могут быть включены новые фонды, а в существующих изменен состав атрибутов и справочников. Эта работа может быть выполнена только квалифицированным администратором баз данных.

Основными операциями при работе с картотеками предметов, документов или справочников являются операции:

• добавления карточек;
• заполнения атрибутов карточки;
• корректировки карточки;
• формирования списков карточек по запросу;
• вывода сформированного списка предметов на печать в различном виде.

После подбора списка и его вывода система предлагает меню работы со списком (редактирование карточки, удаление карточек из списка, изменение порядка высветки, вывод на печать в различных формах).

Сформированный для печати в том или ином виде список и отображается в окне редактора «Word» для внесения необходимых корректур в готовый текст и, если необходимо, записывается в файл.

Система КАМИС также автоматизирует и заметно облегчает создание экспозиционных топографических описей. При составлении описей Вы можете пользоваться единожды введенным иерархическим справочником мест экспонирования. Подготовленные описи могут быть напечатаны с разной степенью детализации, начиная от общей описи экспозиции, где предметы группируются по залам, стендам и т.д., заканчивая описью конкретной витрины. Нужны этикетки? Вы всегда можете распечатать их из системы КАМИС, используя тот же список экспонатов.

Учетные операции - комплекс задач «Учетные операции» обеспечивает автоматизированную поддержку всей цепочки приема предмета на постоянное хранение:

• подготовку актов приема на временное хранение (на выставку или для других целей);
• подготовку протоколов фондово-закупочной комиссии со списками предметов к ним;
• формирование актов приема на постоянное хранение, списания;
• подготовку актов временной выдачи и обратного приема, внутримузейной передачи и возврата;
• при оформлении актов на обратную выдачу предметов со ссылкой на соответствующие первичные акты почти все поля оформляемого акта заполняются системой автоматически.

Одна из основных задач, решаемых системой, является задача автоматизация трудоемких ручных процедур, связанных с оформлением учетных документов.

Процесс оформления документов гарантийные письма, акты приема на временное хранение и возврата с выставки) состоит в заполнении компьютерных бланков с использованием справочников. Справочники содержат все необходимые вам позиции: так в справочнике сдатчиков содержится информация об адресе и паспортных данных частных лиц, а в справочнике организации - их местонахождение, ФИО руководителя и т.д. Вся эта справочная информация заносится один раз и впоследствии многократно используется.

Поскольку КАМИС является комплексной системой, любой предмет описывается один раз, и это описание многократно используется, проходя различные стадии оформления, само при этом видоизменяясь (появляются учетные номера, ссылки на документы и т.п.).

Некоторые документы могут автоматически создаваться из своих «предшественников», например, акт возврата из актов выдачи. Все подсчеты итогов в документах производятся также автоматически. В системе предусмотрена операция присвоения предметам номеров по книгам регистрации, таких как Книга поступлений, Книга поступлений временного хранения и т.д.

Количество и состав документов в системе определяется пожеланиями пользователя. Их форма настраивается в соответствии с принятыми в данном музее традициями. Автоматизированные технологии для таких процессов, как прием предметов в музей, перевод предметов из фонда в фонд выстраиваются для каждого музея индивидуально. Результатом является не только облегчение работы, но и систематизация всей системы учета музея. И это – тоже один из положительных моментов, которые привносятся в музей с появлением системы, подобной КАМИС. Автоматизированная система дисциплинирует сотрудников, упорядочивает работу и приводит учетные документы в соответствие с нормативами, узаконенными в инструкции по учету и хранению музейных предметов.

Наиболее трудоемкой музейной процедурой является сверка коллекции. Компанией Альт-Софт имеет ее автоматизации для различных музеев. Однако разработка специализированного модуля сверки ведется по отдельному заказу.

Один из вариантов оформления приема новых поступлений с помощью системы происходит следующим образом:

• вводятся акты приема на временное хранение с соответствующими списками предметов. Акты могут вводиться как сотрудниками отдела учета, так и хранителями.
• список предметов для очередной фондово-закупочной комиссии отбирается из списков к соответствующим актам приемов на временное хранение.
• список предметов разбивается по вопросам, предлагаемым на рассмотрение фондово-закупочной комиссии, распечатывается и раздается членам комиссии.
• после прохождения заседания фондово-закупочной комиссии, секретарем фондовой комиссии проставляются в списке принятые по каждому предмету решения (в системе предусмотрена массовая простановка решений фондово-закупочной комиссии по группе предметов), завершается оформление протокола, протокол распечатывается.
• на основе списка к протоколу ФЗК составляются списки к актам приема на постоянное хранение. В качестве критерия отбора к каждому конкретному акту может выступать сдатчик музейных предметов, способ поступления, фонд, куда предметы определены на постоянное хранение и т.д.;
• предметам присваиваются номера по книге поступлений, акты приема на постоянное хранение дооформляются и распечатываются;
• в случае необходимости на основе списка к протоколу ФЗК или списков к актам приема на постоянное хранение оформляются акты передачи музейных предметов на постоянное материально-ответственное хранение соответствующим хранителям.

Проектирование выставок и экспозиций - с того момента, когда база данных предметов Вашего музея станет достаточно представительной, система КАМИС даст Вам новые возможности, связанные с планированием выставок и экспозиций. Пользуясь гибкой системой поиска по базе данных, Вы всегда сможете сами найти интересующий Вас материал, не прибегая к помощи других сотрудников музея, бумажным картотекам и не обращаясь непосредственно к хранимым экспонатам. Результат поиска может быть распечатан в удобном для Вас виде с изображениями и указанием мест хранения экспонатов.

Блок «Книги регистрации музейных предметов» - по мере оформления актов приема на временное или постоянное хранение предлагается распечатывать листы соответствующих книг поступления. После этого описания предметов, для которых эти листы были распечатаны, фиксируются в базе данных как электронная копия книги поступления. Все последующие правки описаний не затрагивают зафиксированной копии КП что дает возможность в любой момент сверить текущее описание предмета с его описанием на момент приема на временное или постоянное хранение.

Работа с инвентарными книгами производится по той же схеме.

Таким образом, в базе данных может храниться несколько описаний одного и того же предмета: описание, актуальное на текущий момент времени, описание на момент приема на временное хранение, описание на момент приема на постоянное хранение, описание на момент печати инвентарной книги. Возможно хранение дополнительных копий описаний предметов, например, на момент выпуска сводного каталога коллекции музея.

Работа с изображениями - одним из важных свойств системы является включение в нее средств работы с изображениями, использование для последующего оформления документов современных текстовых редакторов и работа в графической среде Windows. Система КАМИС включает в себя все функции музейной системы, дополненные следующими возможностями:

• использование современного графического интерфейса;
• ввод, хранение и просмотр изображений при работе с картотекой предметов;
• печать инвентарных карточек, каталогов и списков с изображениями;
• подбор и вывод данных в виде, удобном для последующей подготовки полиграфических изданий - каталогов, путеводителей по музею и т.д.;
• подбор и вывод данных в виде, удобном для дальнейшего использования в музейных Multimedia-приложениях, - каталогов на компакт-дисках (CD-ROM), информационно-справочных интерактивных системах для посетителей музея, видеороликов о выставках и т.д.

Внедрение и сопровождение КАМИС в музеях - внедрение КАМИС в музее выполняется в течение 7-10 рабочих дней и включает в себя:

• установку системы на компьютерах;
• адаптацию системы к конкретным особенностям и пожеланиям специалистов музея (доработка системы описания экспонатов каждого фонда и форм вывода информации на основе базовых вариантов, корректировка форм учетных документов и т.п.);
• консультирование специалистов музея по организации системы автоматизи¬рованного музейного учета;
• обучение персонала.

В дальнейшем по желанию музея могут быть выполнены работы по сопровождению комплексной автоматизированной музейной системы, включающие в себя:

• обеспечение бесперебойной работы автоматизированной системы, оказание помощи при ее восстановлении в аварийных ситуациях;
• оказание консультативной помощи по работе с системой;
• доработку и внесение исправлений в программное обеспечение, не приводящие к существенному изменению функций системы (изменение вида выходных форм, перенастройка описаний музейных фондов и настройка на новые фонды и т.п.);
• рассылку новых вариантов текущей версии программного обеспечения системы;
• продажу со скидкой новых версий программной системы;
• выезд на место для оказания оперативной помощи или дополнительное обучение сотрудников музея в Санкт-Петербурге.

Е. Б. Доррер, зав. сектором информатики и компьютеризации Центрального музея железнодорожного транспорта (Санкт-Петербург)